Ik geloof dat beweging altijd leidt tot verbinding en groei, of dat nu gaat om sport, om samenwerken of om het ontwikkelen van iets nieuws, en juist daarom loop ik zo warm voor die fase waarin er nog helemaal niets staat. Het moment waarop er alleen een ambitie ligt en een groep mensen die het eigenlijk wel wil maar nog niet weet hoe, is voor mij het leukste moment van een project, omdat daar alles nog kan en alles nog te bouwen valt. Een opdrachtgever verwoordde het laatst precies goed toen hij zei dat hij geen projectleider zocht omdat hij nog niet wist wat het project was, en dat is nu eenmaal het moment waarop je een kwartiermaker nodig hebt.

Wat doet een kwartiermaker dan wel? Het woord komt oorspronkelijk uit het leger, waar de kwartiermaker vooruit ging om een geschikte plek te zoeken en onderdak te regelen voordat de rest arriveerde, en dat beeld klopt nog steeds behoorlijk goed.

Wat doet een kwartiermaker precies?

Een kwartiermaker bouwt de basis voor iets wat nog niet bestaat. Waar een projectleider een vastgesteld plan uitvoert, onderzoekt een kwartiermaker eerst of het idee kan werken, wie er nodig zijn en onder welke voorwaarden. Het resultaat is geen eindproduct maar een werkende structuur: afspraken, partners, financiering en een aanpak die iemand anders kan overnemen.

Waarom ik altijd bij de mensen begin en niet bij het plan

Veel organisaties hebben een goed idee, en in mijn ervaring zit de uitdaging vrijwel nooit in dat idee zelf maar in het betrekken van de mensen voor wie het bedoeld is. Ik ben er van overtuigd geraakt dat duurzame verandering alleen ontstaat wanneer mensen zich onderdeel voelen van iets waar ze zelf invloed op hebben, en dat je die betrokkenheid niet achteraf kunt organiseren als het plan al klaar is.

Om die reden begin ik bijna altijd met gesprekken in plaats van met een projectplan, en dan bedoel ik gesprekken met de bedenker van het idee, met de mensen die het straks moeten uitvoeren, en vooral ook met de doelgroep zelf. Dat laatste wordt in mijn ervaring het vaakst overgeslagen terwijl het verreweg het meeste oplevert, want de mensen om wie het gaat weten meestal precies waarom eerdere pogingen niet werkten, alleen heeft niemand het ze ooit gevraagd.

Bij De Handbalclub begon het met het vermoeden dat er vrouwen zijn die zijn gestopt met handbal maar het spel eigenlijk nog missen, en dat vermoeden hebben we niet meteen omgezet in een aanbod maar eerst getoetst bij ruim 120 oud-speelsters. Daaruit bleek iets wat we zelf niet hadden bedacht, namelijk dat het ze helemaal niet zozeer om het handballen ging maar om de mensen die ze misten, en dat verplichtingen zoals een vaste teamindeling en een competitie op dinsdagavond de grootste drempel vormden. Op basis daarvan is een flexibel concept gebouwd voor vrouwen tussen de 25 en 45 waarbij je komt wanneer het uitkomt, zonder team en zonder competitie, en die events zitten inmiddels binnen enkele uren vol. Was ik als projectleider binnengekomen op het oorspronkelijke idee, dan hadden we vermoedelijk een keurige competitie opgezet die halfvol was gebleven.

Hoe ik werk: belangen samenbrengen en dan loslaten

Mijn aanpak is praktijkgericht en doelbewust, en dat betekent geen dikke rapporten die vervolgens in een la verdwijnen maar concrete stappen, heldere keuzes en gewoon doen wat werkt. In de praktijk komt dat neer op vier dingen die elkaar voortdurend afwisselen, en die alle vier draaien om mensen in plaats van om structuren.

Ik verken eerst wat de opdrachtgever werkelijk wil bereiken, los van hoe het in de subsidieaanvraag geformuleerd staat, omdat die twee dingen verrassend vaak uit elkaar lopen. Daarna ga ik verbinden, want een idee dat door één organisatie gedragen wordt valt onherroepelijk om zodra die organisatie iets anders belangrijker gaat vinden, en dus zoek ik uit wie er nog meer belang bij hebben en zorg ik dat die mensen elkaar leren kennen voordat er iets op papier staat. Vervolgens gaan we kleine dingen uitproberen voordat er groot wordt uitgerold, niet omdat pilots nu eenmaal hip zijn maar omdat je binnen een paar weken weet of iets werkt en dan nog kunt bijsturen. En tenslotte draag ik over, wat het onderdeel is dat in mijn ogen het vaakst misgaat en waar ik vanaf dag één op stuur.

Bij Set Your Life Goals, het landelijke MDT-programma van Stichting Life Goals Nederland waar ik projectleider was, speelde dat op een heel ander niveau, omdat ik daar gemeenten en maatschappelijke organisaties begeleidde bij het opzetten van lokale trajecten voor jongeren in een kwetsbare positie. Elke gemeente wilde iets anders en dat was volkomen terecht, want wat in Alkmaar werkt is niet zomaar overplaatsbaar naar een andere gemeente met een andere bevolking en andere partners. Het werk zat hem dus in het vinden van de gemene deler die overal gold en het per plek invullen van al het andere, en in de vraag die bij dit soort programma’s altijd op tafel komt maar zelden op tijd, namelijk wie dit gaat dragen op het moment dat de subsidie stopt.

Waarom organisaties vastlopen zonder kwartiermaker

Er zijn drie patronen die ik telkens opnieuw tegenkom, en ze hebben allemaal te maken met eigenaarschap dat niet is belegd.

Het eerste is het plan dat te vroeg is dichtgetimmerd, waarbij er een keurige aanvraag ligt met doelen en aantallen terwijl niemand heeft geverifieerd of de doelgroep hier eigenlijk op zit te wachten, met als gevolg dat halverwege blijkt dat het anders moet terwijl het budget al vastligt. Het tweede is de samenwerking zonder eigenaar, waarbij vier organisaties het er allemaal roerend over eens zijn dat het moet gebeuren en er precies daarom niets gebeurt, omdat iedereen wacht tot een ander begint. Het derde is het project dat volledig op één enthousiaste persoon draait en prima loopt tot diegene een andere baan aanneemt.

Een kwartiermaker is er om die drie dingen te voorkomen, en niet door zelf harder te trekken maar door de structuur zo op te bouwen dat er uiteindelijk niemand meer hoeft te trekken.

Dat het bereiken van mensen geen kwestie is van beter je best doen maar van anders organiseren, wordt overigens al jaren bevestigd door het onderzoek van het Mulier Instituut naar sport en bewegen in Nederland, waaruit telkens blijkt dat juist de groepen die het meeste baat zouden hebben bij sport het lastigst te bereiken zijn via het reguliere verenigingsaanbod.

Wanneer je beter iemand anders kunt vragen

Ligt er al een helder plan met een vastgesteld budget en een duidelijke opdrachtgever, dan heb je gewoon een goede projectleider nodig en is een kwartiermaker een dure omweg. Gaat het puur om onderzoek zonder dat er daarna iets gebouwd hoeft te worden, dan zoek je een onderzoeker. Kwartiermaken is bedoeld voor die fase ertussenin, waarin er wel urgentie is en wel een ambitie maar nog geen begaanbare route.

Wat ik concreet doe

In de praktijk word ik gevraagd als projectleider en kwartiermaker door gemeenten, sportbonden, maatschappelijke organisaties en stichtingen die ergens naartoe willen maar de eerste stappen nog niet kunnen overzien. Ik werk remote, hybride of op locatie, afhankelijk van wat het project vraagt, en ik lever aan het eind geen rapport op maar een werkende structuur met partners die elkaar kennen, afspraken die staan en iemand die het kan overnemen.

Veelgestelde vragen

Wat is het verschil tussen een kwartiermaker en een projectleider?

Een projectleider voert een plan uit waarvan het doel, het budget en de planning al vastliggen, terwijl een kwartiermaker juist wordt gevraagd op het moment dat dat plan er nog helemaal niet is. Ik onderzoek dan eerst of het idee levensvatbaar is en wie er nodig zijn om het te dragen, en bouw van daaruit de basis waarop een projectleider later verder kan.

Wanneer heb je een kwartiermaker nodig?

Op het moment dat er wel een ambitie ligt maar nog geen route, bijvoorbeeld bij een nieuw samenwerkingsverband tussen een gemeente en verenigingen, bij een programma dat over meerdere organisaties heen loopt, of bij een idee dat al een paar keer is gesneuveld omdat uiteindelijk niemand zich er eigenaar van voelde.

Hoe lang duurt een opdracht als kwartiermaker?

Meestal ergens tussen de drie en twaalf maanden, wat korter is dan een projectleiderschap, omdat het werk erop zit zodra er een structuur staat die iemand anders kan overnemen. Dat overdraagbaar maken hoort wat mij betreft gewoon bij de opdracht, want een kwartiermaker die onmisbaar is geworden heeft zijn werk niet af.

Wat kost een kwartiermaker?

Dat hangt vooral af van de looptijd en van hoeveel dagen per week je iemand nodig hebt, en bij gemeenten en maatschappelijke organisaties werk ik meestal met een vast bedrag voor een afgebakende periode. Vraag bij elke offerte door op wat er aan het eind daadwerkelijk wordt opgeleverd, want daar zit het verschil, en niet in het uurtarief.

Zit je in die fase?

Herken je dat beeld van een ambitie zonder route, dan denk ik graag een keer vrijblijvend met je mee over wat er nodig is om in beweging te komen. Vaak is één gesprek al genoeg om te bepalen of je een kwartiermaker zoekt, een projectleider, of dat je er verstandig aan doet om voorlopig nog even niemand in te huren, en dat laatste antwoord geef ik ook als dat het eerlijke antwoord is.

Neem contact op en vertel me waar je vastloopt.

—

Kim Groen, projectleider en kwartiermaker bij Organize2Move. Docent Sportkunde aan de Hogeschool van Amsterdam, trainer Leefstijl en Communicatie en mede-initiatiefnemer van De Handbalclub.